דף הבית   על האתר   מילון מונחים   פורום   יצירת קשר   שאלון משוב   לאתר מגמה
  שיעורים אינטרקטיביים
  חומר תיאורטי
  תרגול
  מפות מושגים
  מאמרים
  קישורים
  אירועים ושאלות
  תוכנית לימודים
  דגשים להוראת המקצוע

ניהול רכש


הרכש כאופציה עסקית מרכזית בארגון
מטרות הרכש ותפקידיו
רשימת מקורות



הרכש כפונקציה עסקית מרכזית בארגון

מבוא:
בפרק 6 נדון בהרחבה בנושא ניהול שרשרת האספקה. כדי להציג את פונקציית הרכש כחלק מרכזי בארגון נסביר בקצרה (הסבר מפורט יובא בפרק 6)  ששרשרת האספקה היא מערכת מתואמת של אנשים, פעילויות, מידע ומשאבים המעורבים באספקת מוצר או שירות מהספק עד ללקוח. פעילויות שרשרת האספקה הופכות חומר גלם ורכיבים למוצר מוגמר המסופק ללקוח הקצה, כפי שמוצג בתרשים הבא:

בתצוגות הבאות נציג את השלבים בשרשרת האספקה. התבונן בכל אחת מהן וחשוב באיזו מביניהן מעורבת פונקציית הרכש.


 

לנושא הרכש השפעה מכרעת על רווחיות הארגון וביצועיו התפעוליים: החל ממחירי הרכש, דרך איתור מקורות נוספים, שיפור האיכות ועמידה בלוחות זמנים, ועד ביצוע הסכמים מורכבים ופעילויות מיקור חוץ. כל דולר שנחסך במחירי הרכש הוא דולר נוסף לשורה התחתונה של רווחי הארגון.

פונקציית הרכש מטפלת בשני סוגי רכש:
• רכש ישיר (Direct Procurement) של חומרים ושל שירותים ייעודיים, לצורך הפקת תוצרת הארגון.
• רכש עקיף (Indirect Procurement) של אמצעים ושל שירותים עקיפים החיוניים לפעילות הארגון.


יחסי גומלין בין הרכש לבין גורמים שונים בארגון

הצורך והנחיצות של הרכש קיימים במגוון רחב של ארגונים - ארגונים עסקיים, תעשייתיים, פוליטיים, פרטיים וציבוריים.
היקף הרכש שונה מארגון לארגון, בהתאם למטרותיו. בארגון העוסק במכירה סיטונאית, למשל, יתפוס הרכש את הנתח העיקרי של היקף העסקים, בעוד שבארגון צדקה הרכש יהיה רק חלק קטן ממנו.
בארגון תעשייתי, העוסק בפעילות מורכבת של הסבת מוצרים מחומרי גלם למוצרים מוגמרים, חשיבותו של הרכש באה לידי
ביטוי בארבעה מרכיבים
:

• הרכש כפונקציה עסקית מרכזית
• הרכש כמרכיב מרכזי של פעילות יצרנית
• אנשי הרכש כממונים על הייצור המבוצע מחוץ לארגון (קבלני משנה)
• אנשי הרכש כממונים על קניית נכסי הון ואחזקתם

מדיניות הרכש והקשר בין  מאפייני הארגון לבין מדיניות הרכש

כאשר בוחנים את הפונקציות העיקריות בארגון תעשייתי מוצאים שפונקציית הרכש נמצאת במקום מרכזי. הפעילות של ארגון תעשייתי מתמקדת בשבעה מרכיבים:

1. הגדרה - רעיון, יוזמה או צורך המוגדרים במפרט.
2. היוון - מימון הפעילות התעשייתית-עסקית.
3. הנהלה - ניהול משאבי האנוש הנחוצים לפעילות העסק.
4. רכש - רכישת כל החומרים, השירותים והציוד הנחוצים לפעילות העסק.
5. הסבה - ביצוע פעילות הייצור.
6. הפצה - הפעילות השיווקית והמכירה ללקוחות.
7. אחזקה - הטיפול במוצר הנמכר כשירות ללקוח.

הרכש נמצא במקום מרכזי ברשימה, ולא במקרה. שלוש הפעולות שלפני הרכש הן מעין "הכנה", ואילו שלוש האחרונות הן פעילות מבצעית שנגרמה בעקבות הרכש.
גם בסוגי עסקים אחרים הרכש הוא פונקציה שאי אפשר בלעדיה. למשל, בעסק שפעילותו בתחום השיווק (קנייה ומכירה, ללא שינוי המוצר) הרכש יהיה ציר מרכזי שסביבו הוא בנוי. גם סוגים אחרים של עסקים אינם יכולים להתקיים בלי רכש כלשהו, גם אם מדובר ברכש שירותים בלבד.
אין זאת אומרת שחשיבותו של הרכש זהה בכל העסקים. החשיבות משתנה בהתאם לאופי העסק וגורמים אחרים. בעולם העסקים, שההצלחה בו נמדדת לפי מידת הרווחיות של העסק, יהיה זה קנה המידה גם להשפעתו של הרכש על הצלחת העסק.

הרכש כמרכיב מרכזי של פעילות יצרנית
הפעילות היצרנית מאופיינת במה שמכונה בשפת הניהול חמשת ה-M, בסדר הבא:

1. מינהל - Management
2. ממון - Money
3. משאבים חומריים - Materials
4. משאבי אנוש - Manpower
5. מכונות - Machines

לכך אפשר להוסיף מרכיב חשוב שישי, והוא השיווק – Marketing. מיקומו של הרכש בפעילות היצרנית הוא מרכזי, שכן ללא רכישת החומרים הנחוצים לפעילות התעשייתית פעילות זו לא תוכל להתבצע.הרכש חשוב לא רק כמרכיב בסיסי כשלעצמו אלא גם בגלל השפעתו על יתר המרכיבים. הגעת החומרים למפעל במועד המתאים משפיעה על תהליך הייצור, המחיר שלהם משפיע על הרווחיות הסופית, וטיב החומרים משפיע על השיווק. השפעה זו מקנה לניהול נכון של הרכש חשיבות מכרעת בניהול המפעל כולו.
הדעה הרווחת כיום היא שפעילות תעשייתית מוצלחת תיתכן רק כאשר יש שילוב נכון של כל ששת המרכיבים הבסיסיים וכאשר פעילות הגומלין ביניהם מתבצעת כהלכה.
קריטריון נוסף לבחינת חשיבות הרכש הוא שיעור הרכש מתוך סך כל הפעילות של המפעל. בעבר, כאשר מרכיב הייצור העיקרי היה כוח אדם, שכר העבודה תפס את מרב נפח הפעילות. עם התגברות האוטומציה החומרים והמרכיבים הקנויים הפכו להיות ההוצאה העיקרית בתהליך הייצור. שלא כמו בעבר, כיום תהליכי ייצור של מפעלים רבים מתבססים על רכש גובר והולך של חלקים מקבלני משנה ולא על ייצור כולל במפעל.
חלקו הגדל והולך של הרכש בתהליך הייצור גרם לשינויים מרחיקי לכת בתפיסות הניהוליות הן של תהליכי הייצור והן של המפעלים בכלל. השיטות החדשות מעמידות את הרכש במקום הראוי לו מבחינת החשיבות, ומבליטות את ההשפעה הרבה שיש לו על כל יתר המרכיבים בתהליך הייצור ועל הצלחת המפעל כולו.

אנשי הרכש כממונים על הייצור המבוצע מחוץ לארגון
הרכש הנחוץ לתהליך הייצור במפעל מבוסס על שני מקורות ראשיים: מקור פנימי ומקור חיצוני. את הרכש הפנימי מבצעות מחלקות הייצור במפעל, והרכש החיצוני הוא נחלתה של יחידת הרכש. אופיו של הרכש החיצוני משתנה בהתאם לסוג המפעל. מבחינים בין ארבעה סוגי מפעלים:

1. יצרני רכיבים
2. יצרני תת-מערכות
3. יצרנים המרכיבים מערכות
4. כל שלוש הסוגים במפעל אחד.

הסוג הראשון - יצרני רכיבים - עוסק בפריטים המשמשים להרכבת פריטים אחרים, מסובכים יותר. המאפיין פריטים אלו הוא שבדרך כלל הם מהווים יחידה אחת ולא ניתן לפרקם ליחידות קטנות יותר. הסוג השני - יצרני תת-מערכות -  מורכב מפריטים שיוצרו במפעלים המייצרים תת-מערכות. עם זאת, הם אינם מהווים מוצרים מוגמרים שניתן להשתמש בהם כמות שהם, אלא מיועדים בעצמם להרכבה נוספת יחד עם תת-מערכות אחרות. הסוג השלישי עוסק בהרכבת תת-מערכות ורכיבים אחרים למערכות שלמות המיועדות לצרכן הסופי. הסוג האחרון יכול להיות שילוב של כל שניים או יותר מן הסוגים האחרים. עם זאת, מעטים המפעלים הלוקחים על עצמם ייצור אבסולוטי של כל הפריטים ותת-המערכות המרכיבים את מוצריהם. בדרך כלל מפעלים מעדיפים להישען בצורה ניכרת על קבלני משנה, ולהשאיר לעצמם את ייצור אותם פריטים שיש להם יתרון יחסי בייצורם. מצב זה הוא תוצאה של תהליך התמחות מתמשך אשר הפך את הייצור העצמי האבסולוטי לבלתי כדאי.
מאחר שכל קנייה של חלקים ותת-מערכות שאינם מיוצרים במפעל היא נחלתו של הרכש, הרי שחשיבותה של יחידת הרכש הולכת וגדלה ככל שתהליך המעבר לקבלני משנה מתעצם.

אנשי הרכש כממונים על קניית נכסי הון ואחזקתם
כדי לייצר ראשית יש צורך במכונות, בציוד עזר ובבניינים כדי לאחסן את הכול. גם אלה הם בטיפולה של פונקציית הרכש.
כדי להתחיל לפעול, כל מפעל זקוק לקרקע ולבניינים, לא חשוב מאיזה סוג. את אלו ניתן לשכור או לקנות, וזו כמובן פעילות הרכש.
השלב הבא בהקמת מפעל הוא רכש המכונות וציוד אחר הנחוץ לפעילותו. בנוסף, המכונות מתבלות או שיוצאים דגמים חדישים יותר, ועל כן יש לחדש את הציוד. על אלה משפיע גם תהליך של הרחבה או צמצום בפעילות המפעל. מכאן שהפעילות של הרכש בתחום נכסי ההון היא תהליך שוטף ומתמשך.
ציוד ובניינים זקוקים גם לאחזקה - שוטפת ומונעת כאחד. פעילות זו כוללת רכש חלפים שונים, התקשרות עם קבלני משנה לביצוע העבודות הנחוצות, חומרי גלם כגון צבעים ועוד.

הגדרת הרכש הנכון
נבהיר את ההבדל בין רכש לבין פעולת קנייה. כאשר אנו נכנסים לחנות ומבקשים לקחת ממנה דבר-מה, המוכר דורש שנשלם תמורתו. לאחר התשלום אנו מקבלים את מבוקשנו, ובכך ביצענו אקט של קנייה. המאפיין פעילות זו הוא החד-פעמיות שבה. כדי לבצע קנייה אין צורך בכל הכנה מוקדמת וגם לא בפעילות המשך כלשהי. כיום פעולת הקנייה מלווה בבדיקת פרמטרים כגון מחיר, טיב, שירות וכדומה. על אחת כמה וכמה כאשר הקנייה חוזרת על עצמה.
צורת הקנייה החוזרת היא בעצם הרכש. במפעל תעשייתי הצורך ברכש שיטתי גדול בהרבה בהשוואה לאדם פרטי.
מפעל תעשייתי אינו יכול להתנהל כלאחר יד, ויש צורך בשיטה מבוקרת ובדוקה לניהול כל פעולותיו, לרבות רכש.
הרכש במפעל חוזר על עצמו כל הזמן, כלומר מתבצע ברצף.

הגדרת הרכש:

פעילות שיטתית ורצופה שמטרתה להעביר מוצרים או שירותים מן הספק לצרכן
תמורת מחיר מוסכם
.
 
הגדרה זו כוללת ארבעה מרכיבים עיקריים: שיטה, רצף, העברה ומחיר מוסכם.
השיטה הכרחית לרכש, משום שבלעדיה תהיה זו פעילות סתמית המבוצעת כלאחר יד, בלי תכנון מוקדם ובלי בדיקה של הנתונים הדרושים לביצועה. במפעל תעשייתי פעילות סתמית יכולה להיות הרת אסון ולהביא לחיסולו. בלי שיטה לא יהיה זה רכש כי אם קנייה חד-פעמית, שכשמה כן היא, ולא ניתן לבצע אותה שוב ושוב בלי נזק.
כל ארגון מבצע פעילות רכש מתמדת כדי להיות מסוגל להמשיך ולייצר.
זאת ועוד, תהליך הרכש כולל סדרה ארוכה למדי של פעילויות אשר יש הכרח לבצען בצורה כרונולוגית ואין אפשרות לשבש את סדרן. מכאן שגם הרצף הוא תכונה הכרחית לרכש.
העברת המוצר או השירות הנרכש, והמחיר המוסכם, הם נחלתם של שני המונחים - הקנייה והרכש, שכן גם בקנייה חד-פעמית אנו לוקחים את מה שקנינו ומעבירים אותו לביתנו או למפעלנו, וזאת לאחר שסיכמנו את מחירו עם המוכר. עם זאת, כאשר משווים בין קנייה חד פעמית ובין רכש שיטתי, ההתייחסות אל הרכש השיטתי מורכבת ומסובכת הרבה יותר.

לסיכום,
הקנייה מאופיינת על ידי הספונטניות והחד-פעמיות שלה, ואילו הרכש מאופיין על ידי השיטתיות והרציפות שלו.

שיקולים בנוגע לקנייה או ייצור

אחת ההחלטות האסטרטגיות המרכזיות בארגון היא ההחלטה מה ייוצר בארגון עצמו ומה יירכש מספקים או בקבלנות משנה. זו החלטה אסטרטגית מכיוון שיש לה השפעה על כמות העובדים בארגון, על המבנה האנושי של בעלי התפקידים, על תקציבים, נזילותם וכדומה.  קבלת החלטה בנושא זה מחייבת בדיקת נתונים וכן התייעצות עם מספר גורמים בתוך המפעל. יחידת הרכש היא הגורם המרכזי באיסוף החומר, בדיקתו וגיבוש הצעת ההחלטה שתוגש להנהלה.

יתרונות בייצור עצמי:
1. עלות ייצור נמוכה יותר
2. ספקים לא מתאימים – כאשר הספקים אינם מסוגלים לייצר לפי דרישות הארגון, הארגון צריך לייצר בעצמו על פי דרישותיו
3. הבטחת אספקה - כמות ומועדים
4. ניצול משאבים עודפים וייצור תמורה שולית
5. הספקת כמות דרושה - קטנה או גדולה
6. פתרון ל"תקלת ספק"
7. הספקת פריט יחיד שדורש מחויבות חריגה של הספק
8. שמירה על יכולות ייחודיות של הארגון
9. מניעה של פיטורי עובדים
10. שמירה על תכן או איכות ייחודיים
11. שמירה על גודל הארגון או הרחבתו

יתרונות רכש:
1. עלות רכש נמוכה יותר
2. שמירה על מחויבות ספק
3. השגת יכולת טכנית או ניהולית
4. צמצום עלויות מלאי
5. הבטחת מקורות חלופיים
6. רכש גומלין
7. הגנה על פריט בפטנט או סוד מסחרי
8. שחרור הדרג הניהולי לעיסוק בעסקי הליבה
בנוסף, כאשר קיבולת הייצור אינה מספקת את הייצור הנדרש וכאשר המשאבים הטכניים או הניהוליים אינם מספקים – במקרים אלו יש עדיפות לרכש מחוץ לארגון.


מטרות הרכש ותפקידיו

מטרות הרכש שונות ומגוונות, ומשתרעות על פני קשת רחבה מאוד של פעילויות. חשיבותו של הרכש בארגון אינה נובעת רק מהיקפו הגדול אלא גם מכך שיש לו השפעה על תחומים רבים. מטרותיו של הרכש קשורות בביצוע מוצלח של פעילויות אלו, כמפורט להלן:

 תרומה לפעילות תקינה בארגון
הרכש  הוא גורם ראשון במעלה המשפיע על זמינות ועלות של תשומות, חומרי גלם ועבודה בארגון. רכש טוב יאפשר זרימה שוטפת של משאבים איכותיים בעלויות מינימליות, יגדיל את הרווחים וישפר את היתרון התחרותי בשוק.

שמירה על רמת מלאי סבירה
לרמת המלאי (של חומרי הגלם, חלקים ורכיבים וכדומה) יש השפעה גדולה על יכולת התפעול של המפעל, על כמות ההון המושקע בו ובסופו של דבר על רמת הרווחיות שלו. לפיכך שומה על הרכש לדאוג שרמת המלאי תהיה סבירה ומתאימה לצורכי הארגון. לכמות הנרכשת יש השפעה ישירה על רמת מלאי זו.

שמירה על רמת איכות נאותה
הלקוח מודע היטב לחשיבות האיכות במוצרים שהוא קונה. מכאן שאין כיום מפעל יצרני שאינו מודע לחשיבות האיכות ולהשפעה שיש לכך על היקף המכירות שלו. הרכש יכול לתרום לרמת האיכות על ידי הקפדה על איכות החומרים והרכיבים שהוא מספק לקווי הייצור. בדרך כלל כאשר מציינים איכות מתכוונים לומר שהמוצר או השירות שבו מדובר הוא בעל תכונות טובות בצורה יוצאת דופן. אבל ברכש אין הדבר כך - לא תמיד הטוב ביותר הוא גם המתאים ביותר לצורכי המפעל. יש לזכור שמוצרים המיוצרים באיכות גבוהה או בעלי התכונות הטובות ביותר מסוגם, עולים כסף רב. לפעמים רצוי ואף כדאי להשתמש במוצרים או בחומרים פשוטים יותר, המסוגלים לבצע אותה עבודה אך במחיר נמוך בהרבה. הגדרת האיכות הדרושה נבנית בעזרת מחלקות ההנדסה, הייצור, המחקר, התכנון, הנהלת הארגון וכן הרכש. תחילה יש להגדיר מהם צורכי המפעל, ולאחר מכן יוגדרו המוצרים והחומרים הדרושים. הגדרת האיכות הנכונה היא: איכות נכונה היא התאמת המוצר או השירות לצרכים שהוא נדרש להם ולמפרט המתאר אותו. מידת ההתאמה הזו קובעת גם את אמינותו של המוצר לאורך הזמן שעליו לפעול. האיכות היא פונקציה של התאמה לצרכים ולמפרט, עלות, השגה ואמינות. למרות שהרכש אינו המחליט היחיד בקביעת האיכות הנכונה, הרי שיש לו תפקיד חשוב לגבי בדיקת מרכיבים אלה בעת רכישת המוצר או השירות ובשמירה עליהם.

מציאת המחירים הנכונים ובקרת עלויות
 רבים נוטים לזהות את המחיר הנכון כמחיר הזול ביותר. האמנם הזול ביותר הוא תמיד הטוב ביותר, או שמא צודקים אלו אומרים כי "המוצר הזול הוא היקר ביותר"? לשם השוואה נזכיר את הקשר שבין האיכות לבין העלות. ככל שהאיכות הנדרשת גבוהה יותר ודרישות המפרט גבוהות יותר, כך העלות גבוהה יותר. התשובה לשאלה האם לקנות מוצר יקר או זול תלויה בהתאמתו לצרכים שלנו, כלומר באיכותו. השאלה הבאה תהיה כיצד אנו יודעים אם המחיר הנדרש מאתנו בעד איכות מסוימת ובעד כמות מסוימת הוא המחיר שמן הראוי לשלם. האחריות למתן תשובות לשאלות אלו מוטלת על הרכש. קביעת המחיר הנכון נתונה בידי פונקציית הרכש במפעל. כדי לעשות זאת יש צורך בעבודה רבה הכוללת איסוף נתוני מחירים, סקרי שוק, מכרזים ובדיקות הנדסיות למוצרים ולשירותים הנרכשים. רק באמצעות ביצוע כל אלה בצורה מקצועית ומדוקדקת אנשי הרכש יהיו בטוחים שהם משלמים את המחיר הנכון. הגדרת המחיר הנכון היא: מחיר נכון הוא מחיר שסבירותו הוכחה והוא הוגן לשני הצדדים.  בנוסף לכך לרכש יש חלק גדול בהוצאות ההובלה של המפעל. מדובר בהובלת הסחורות והשירותים מן הספק אל המפעל. על הרכש לוודא שהוצאות אלו תהיינה מינימליות, על ידי כך שישתדלו לרכז הובלות, לבחור מובילים מתאימים ולהזמין כמויות מתאימות.

קביעת לוחות זמנים לפעילות הרכש
תפקידו של הרכש הוא לספק את כל מה שנחוץ למפעל כדי לפעול. עליו לספק את חומרי הגלם בזמן שהם נחוצים לייצור, את חלקי החילוף בזמן שהם נחוצים לביצוע תיקונים ואחזקת הציוד, ואת כל יתר המוצרים והשירותים המהווים חלק ממערכת התפעול של מפעל תעשייתי. קביעת לוחות זמנים לפעילות הרכש הכרחית ובעלת חשיבות רבה. כמות נכונה הנקנית בזמן הלא נכון הופכת מיד למיותרת או לחסרה, תלוי במקרה. לעיתוי הנכון יש חשיבות לא פחותה מאשר יתר המרכיבים, כגון כמות ואיכות.
על אנשי הרכש לדעת מתי התנאים הטובים ביותר לבצע את הרכש לא רק מבחינת צורכי המפעל אלא גם מבחינת מצב השוק שבו מתבצע הרכש. ביצוע הרכש בזמן הנכון הוא פונקציה של מספר גורמים החייבים להתקיים בעת ובעונה אחת. הזמן הנכון לביצוע רכש הוא הזמן שבו ניתן להשיג את המוצרים או השירותים הנחוצים בכמות הנכונה, באיכות הנכונה ובמחיר הנכון. תפקידו של הרכש הוא לזהות מתי כל הגורמים הללו נמצאים במצב מיטבי (אופטימלי), או לפחות כזה שיאפשר ביצוע רכש בצורה נכונה.

מציאת מקורות מתאימים ושמירה עליהם
מקורות הרכש של המפעל הם  מהמרכיבים החשובים לפעילותו השוטפת והמוצלחת. בלי מקורות רכש אמינים אין אפשרות לקיים קווי ייצור תקינים לאורך זמן. אם הפריטים הנקנים אינם מגיעים באיכות ובכמות שהוזמנו או שהמשלוחים אינם מבוצעים בזמן שסוכם, הרי שלמפעל יכול להיגרם נזק ניכר. תפקידו של הרכש הוא לדאוג שדברים כאלה לא יקרו, ולכך דרושים מקורות אמינים. על פונקציית הרכש להקפיד בבחירת מקורות הרכש, פיתוחם וקיומם לאורך זמן.



רשימת מקורות:

1. יצחקוב אלי, בר רז, ניהול רכש בארגון גלובלי, הרצאה מתוך עיתון "אלקטרוניקה"
2. כהן יובל, ניהול רכש למלאי, הרצאות לקורס, המכון הטכנולוגי חולון
3. לביא צבי, ניהול רכש הלכה למעשה, הוצאת משרד הביטחון, 2004
4. קדם יעקב, אמיר יעקב, ניהול מערכות תומכות החלטה, הוצאת אורט, 2003