ליחידות 1 - 3 באורט  
השתלמות מדעי המידע  
 
פעילויות

הפורטל הארגוני - כלים
 
מאת: דר אשר עידן, ערן קולבר
 
הקדמה:
********
מטרת התרגיל להבין תיפעול בסיסי בתחום הפורטל הארגוני בתור כלי לניהול תוכן, וללמוד על התועלות שהפורטל הארגוני מקנה לארגון ולעובדיו ברמה של איכסון ואיתור של מידע.


מטלות:
********
הערה למורה: כדי שהתלמידים יוכלו ליצור אתר WSS חדש, עליך לוודא שלפחות ןלתלמיד אחד מכל קבוצה יש הרשאה של אדמיניסטרטור באתר WSS הראשי.


15.1 יצירת פורטל חדש

כדי שתוכלו לתרגל עבודה בפורטל קבוצתי, עליכם ליצור אתר WSS קבוצתי. כל קבוצה תצטרך לטעון את החומרים שיצרה עד עכשיו בתרגילים 1-14 לפורטל זה. טעינה זו תהווה את השלב הראשון בתרגול ניהול פורטל ארגוני.

א. עליך להפעיל את הדפדפן ולהתחבר לאתר WSS שעל השרת, על ידי הקלדה של http://servername כאשר Servername הוא שם השרת שעליו מותקן הWSS.
ב. לחץ על site settings ואז על manage sites and workspaces
ג. לחץ על create כדי ליצור אתר (site) חדש
ד. במסך הגדרת האתר החדש הקלד שם ותיאור לאתרכם וכתובת URL שבה תשתמשו כדי להתחבר לפורטל שלכם. בנוסף לכך, הגדר הרשאות ייחודיות לאתר כדי שרק חברי הקבוצה שלך (והמורה) יוכלו להיכנס ולעבוד באתר. וודא שהתבנית שאתה בוחר הנה תבנית של אתר קבוצתי.
ה. לחץ על כפתור הOK והאתר יווצר בשבילך
ו. לחץ על site settings ואז על manage users כדי להוסיף את רשימת התלמידים ששיכים לקבוצתך (תן לכל חברי הקבוצה הרשאות של contributer וweb designer)
ז. חזור לדף הבית של האתר החדש, לחץ על create וצור ספריית מסמכים (document library). תן שם ותיאור לספרייה וודא שהספרייה מופיעה בחלונית הquick launch ושהספרייה תיצור גרסה חדשה של כל מסמך שנערך בה ותלחץ על create.
י. חזור לדף הבית של האתר החדש וודא שהספרייה החדשה מופיעה בחלונית הquick launch.


15.2 הטענת המידע

א. פתח דפדפן והתחבר לאתר הקבוצה http://servername/sitename (היכן שservername הוא שם השרת שקיבלת מהמורה וsitename הוא שם האתר שבחרת בחלקו הראשון של התרגיל). בחר את ספריית הפרויקט ואז בחר Upload document. הקלד נתיב ושם של מסמך או לחץ על browse ואתר מסמך להעלאה לספרייה ואז לחץ על שמור וסגור save and close. וודא שהמסמך מופיע בספרייה.
ב. לחץ שוב על Upload document והפעם לחץ על Upload multiple files. אתר ובחר את כל המסמכים של התרגילים עד כאן (תרגילים 1-14), סמן אותם ולחץ על שמור וסגור. וודא שכל המסמכים מופיעים ברשימת הספרייה.
ג. על כל חבר בקבוצה לבחור את אחד מהמסמכים בספרייה לעשות לו צק אאוט, ואז לערוך את המסמך ולשנותו. אחרי השינוי הכנס את הקבצים המעודכנים בחזרה לספרייה
ד. בדוק את הגרסאות של המסמכים
ה. השווה בין שתי גרסאות בעזרת וורד 2003
ו. השתמש במנגנון החיפוש של WSS כדי לאתר מידע לפי התוכן של המסמך ולאו דווקא לפי שמו או תאריך היווצרותו.
ז. הוסיפו את אתר ה-WSS שלכם לשרותי החיפוש של Office 2003 (חלונית מחקר). האם אתם יכולים לאתר את אותו מידע מ-ו?

15.3 הרחבת הפורטל

א. תכנן הרחבה של הפורטל כדי שיוכל לשמש את אירגונכם ליותר משמירת ואיתר מסמכים. איזה מידע נוסף יידרש כדי ליעל את עבודת הארגון? איך תוכלו להרחיב את הפורטל בהתאם? חישבו כאן על דפים נוספים, תתי-אתרים, אזורי עבודה מסוגים שונים, והוספת Web Parts.
ב. עצבו את הפורטל להטעימו למטרתו בעזרת Themes ושינוי המיבנה של הדפים השונים.
ג. תעדו את החלטותיכם במסמך Word (כולל screenshots) והעלו את המסמך לאתר ה-WSS.


הנחיות:
********
א. את תרגיל 15.1 יש לבצע בעזרת כלי הניהול המובנים לתוך WSS.
ב. את תרגיל 15.2 ז יש לבצע ב-Word 2003 , Excel 2003, OneNote 2003, או PowerPoint 2003.
ג. על שאלה 15.3 א ענו במסמך Visio, הטעינו את המסמך ל-WSS, ושילחו למורה לינק ב-eMail
ד. אחרי ביצוע שאלות